| オフィス業務生産性向上の鍵 |
文責：進藤 |
オフィス業務に携わる従業員の生産性を向上させる効果的な方法の1つは、まさに知的生産物である業務ドキュメントを可能な限り流用することです。皆さんの周りを見回してください。以前、類似の提案書を同じ部署内で作っていたことを知らずに、そっくりな内容の提案書を別のお客様向けに一から作ってしまうようなことはありませんか。あるいはそれがあることを知っていても、うまく見つけ出せないために、仕方なく最初から作りなおすこともあると思います。
Kevin Craineという人の書いた「Designing a Document Strategy」（ISBN 1-893347-00-1)という本に興味深いデータが出ています。
・オフィス労働者は労働時間の60％以上をドキュメント作成に費やしており、
賃金コストの45 ％以上を占める
・85％以上のドキュメントが２度と参照されず、50％が重複して作られている
想像以上の数字ではありませんか？ ドキュメントの流用がオフィスの生産性向上のキーであることがわかります。検索により適切な既存のドキュメントを見つけ出せれば、考える時間やドキュメントを作成する時間が節約され、さらに過去のうまくいった例を使うことでビジネスの成功確度を高めることができます。これは、営業部門だけでなく、技術部門の設計関連のドキュメントなど、さまざまな部門について同じようなことが言えます。また、社員間の情報共有に留まらず、企業と顧客の間、パートナー企業間においても適切にかつタイムリーに情報交換する手段として検索技術を活用することができます。 |
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