J-SOX法に代表される法的な働きかけにより、企業において内部統制の強化が求められるようになりました。その中で、業務フローや各種規定の見直し、作成が大量に行われ、社内文書の管理が重要になっています。
また、社内監査のために、取引先との書類や社内での稟議書など、必要なものをもらさず抽出し、確認するための仕組みとして、ITによる支援が欠かせなくなりました。
リスク管理的な観点では、取引先がM&Aの対象になったり、経営的な危機に陥ったような場合にその影響がどのくらい社内に及ぶのか、対象となる取引先に関わる契約書や取引のためのデータ一式を瞬時に集めて調査する仕組みが重要となっています。

一方、メールは社内外における重要なコミュニケーションツールであり、その履歴のデータは問題発生時の証拠としても重視されるようになってきました。また、メールを介した機密漏えいや個人情報の流出も大きなリスクとなっています。日々やり取りされるメールをアーカイブし、必要な時に証拠データとして任意のキーワードで抽出できる仕組みが、証拠の確保の観点からも、あるいは悪意を持って情報を流そうとするものに対するけん制の意味からも効果的です。