メール検索はリスク管理的な用法と、情報共有的な用法の2つの応用が考えられます。

・リスク管理的用法
メールは社内外における重要なコミュニケーションツールであり、その履歴のデータは問題発生時の証拠としても重視されるようになってきました。また、メールを介した機密漏えいや個人情報の流出も大きなリスクとなっています。日々やり取りされるメールをアーカイブし、必要な時に、証拠データとして任意のキーワードで抽出できる仕組みが証拠の確保の観点からも、あるいは悪意を持って情報を流そうとするようなものに対するけん制の意味からも効果的です。

・情報共有的用法
現在メールはお客様とのコミュニケーションを行う重要な接点であり、そこにはこれまでの対応履歴が文書として残されます。これを後から容易に検索できれば、お客様に対して適切な対応を行い、お客様の満足度を高めることができます。また、サポート部門などにおいては、お客様からの問い合わせ履歴を検索・分析することによって、新たなニーズや現状の解決すべき問題を浮き彫りにすることができます。
また社内のコミュニケーションツールとしてメールを活用している企業においては、せっかく重要な文書が添付されたメールもそのままでは一過性の情報提供で終わってしまいますが、これをファイルにアーカイブしたり、ノーツDBに格納し、自由に検索でアクセスできるようにすることによって、情報資産として後で活用することが可能になります。