電子化した書類はナレッジとして「活用するための管理」を実現

商船三井グループの中核商事会社として、船舶用の燃料油・潤滑油、各種機器、資材、部品、通信関連機材、産業用機器等を販売する商船三井テクノトレード株式会社様を訪問しました。同社では、ナレッジの共有・活用に全社でナレッジベースAccela BizAntenna(以下BizAntenna)をご利用いただいています。今回は情報通信・電装事業部でのナレッジ共有・活用による航海計器の修理受付業務効率化の取組みを中心に執行役員情報通信・電装事業部長佐野義浩様にお話を伺いました。

商船三井テクノトレード株式会社
執行役員情報通信・電装事業部長
佐野義浩様

船舶の命綱となるレーダー・無線装置の修理、点検を請負

まず貴部門の業務についてお聞かせください。
私たち情報通信・電装事業部では、船舶に搭載されているレーダーやジャイロコンパスといった航海計器の定期点検、そして故障の際の修理手配を請け負っています。

実際の修理対応を貴社で行うのですか？

商船三井テクノトレード株式会社
執行役員情報通信・電装事業部長
佐野義浩様

私たちは機器の修理や点検の手配を行っており、故障時には船舶管理会社からの報告を受け、詳細を確認した上で対応するメーカーに技師の派遣を手配します。修理は船が港に入る間にのみ実施されるため、技師は船が次に寄港する港に派遣されます。世界中を巡る船舶が対象であり、予期せぬ遅延や再発などに対応しながら、限られた時間内で修理や定期検査を完了させます。
またレーダーや無線装置は船にとって命綱ですので、定期検査が義務付けられています。この検査も修理対応と同様に、限られた入港時間内にスピーディーに実施することが求められます。
現在情報通信・電装事業部では10名で約260隻の船舶を対象とし、これら修理や検査の手配を行っています。

電子化した書類はナレッジとして「活用するための管理」を実現

それでは今回、ナレッジベースを導入いただくに至った経緯をお聞かせください。
船舶会社、機器メーカー、および私たちの間では注文書、見積書、作業報告書、検収書、請求書等々、多くの書類が発生し、これらはすべて紙ベースで管理されていました。過去の書類は船舶ごと、年度ごとなどの単位に仕分け、書庫に保管していました。過去の類似案件を参考にしたい場合は書庫へ行き、情報を確認します。ただどの案件の書類が広い書庫内のどこに保管されているか、慣れている人でないとわからず、必要な情報を探すのはとても困難でした。
オフィス移転の機会に、スペース削減をきっかけに書類の電子化を進めました。電子化した書類を管理するツールには、版管理や法令順守など異なる要素を重視するものが多数あり、目的によって選ぶべきものが変わりますが、私たちが目指したのは「活用するための管理」でした。複数社に話を聞く中、アクセラテクノロジ社の、情報を「ナレッジとして活かす」というコンセプトに共感しBizAntennaを選択しました。これにより私たちの目指す「活用するための管理」を実現できると考えたのです。

ありがとうございます。「ナレッジとして活かす」というコンセプトが響いたのはとても嬉しいです。

「タグによる絞込み」×「キーワード検索」で過去の類似案件を簡単発掘

業務の中でどのように活用いただいているか、具体的にお聞かせください。
船舶会社からの修理依頼を受けた際に、過去の類似案件ではどのような修理対応を行ったか、ナレッジベースで過去の作業報告書を探します。それを参考に機器メーカーに修理依頼をし、機器メーカーからの見積もりとナレッジベースで探した過去の見積書を比較して修理に掛かる費用の妥当性を確認します。同じ修理でも実施する国や地域で費用が変わるので、複数の過去案件を調べ参考にします。
各書類は登録する際にタグ付けしているので、船舶名や国名、機器名、故障の内容などで絞り込めば、必要な情報を簡単に探し出せます。たとえば、レーダーの種類をタグで絞り込んだあとに「マグネトロン」など、その中の問題の箇所をキーワードに入れて検索すれば、一発で過去の類似不具合の作業報告書にたどり着けます。PDFファイルでもキーワード検索の対象となるのがありがたいですね。船名などは、似たような名前のものがたくさんありますが、タグのサジェスト機能を活用することでかなり探しやすくなりました。

タグを上手に活用いただき、嬉しい限りです。
導入前に、貴社コンサルタントの方に弊社の業務を理解いただいた上で、業務に沿った設計を一緒に考えていただいたので、業務に組み込んだ運用を実現できています。

ナレッジベースでワークフローを実現、ステータス管理も簡単に

業務への組み込みという点でもう1つ大きなポイントとして、ナレッジベースでワークフローを実現しています。まず、船舶会社から注文を受けたら、ナレッジベース上にコンテンツを1件起こし、船舶会社、担当者、船舶名といったその案件に関する情報をすべてタグ付けによって登録します。
そして、先ほどお話ししたように過去の類似案件の対応履歴を確認した上で機器メーカーに技師の派遣を手配します。その対応状況のステータスは「見積依頼中」「発注済」「修理対応中」「完了」など、すべてタグで管理しています。これにより、案件ごとの進捗が一目瞭然になります。
このステータス管理により担当者だけでなく管理者も機器メーカーから注文を受けているものが今何件あり、今月売り上げる予定のものが何件あるか、といった状況を簡単に把握できるようになりました。

貴社の業務に欠かせないシステムとしてご利用いただけていることがよくわかります。ステータスをタグにしてワークフローを実現する運用法は、よく考えられましたね。
今やナレッジベースが業務の中心にあると言えると思います。一人の担当者が同時に複数の案件を担当し、発生から完了まですべての手配を行うので、以前は発注漏れや機器メーカーへの伝達の遅れが起きることもありました。ステータスをタグにした今のワークフローにしてからは、部門全体の業務効率や正確性が格段に上がりました。

現在は全社でお使いいただいていると聞いていますが、他部門での利用例をお聞かせください。
営業部門ではナレッジベースを利用し、過去の営業資料を共有することで顧客満足度を高め、営業効率を改善しています。また、レーダーや無線機などを扱う私たちと、船員の日用品やエンジン部品を扱う他の部門との間で、船舶情報を共有しています。船舶の売却や国籍変更（フラッグチェンジ）などの情報は、船舶管理会社との会話から得られることが多いため、このような変更に伴う無線装置の規格変更や新たな検査要件に迅速に対応するには、社内での部門を超えた情報共有が重要です。ナレッジベースはこうした情報を社内で共有するための重要なツールとして活用されています。

単なる文書格納庫とならずに、貴社の業務に欠かせないシステムとして活用いただけていることがわかり嬉しいです。本日はありがとうございました。

活用イメージ図