まだまだ紙運用が主流の業務ばかりです。～印刷物が一番使いやすいと思わない？どう電子化すればいいの？～

ペーパーレス, 電子化, 業務改善, ナレッジマネジメント

横瀬未典（よこせみのり）

こんにちは！

ナレッジマネジメント向けITベンダー【アクセラテクノロジ株式会社】の横瀬未典です。

今回は、内容が盛り沢山なので、わたしの近況報告は割愛します💁‍♀️
というのも、秋の夜長にぴったりな、みなさんに楽しんでいただけるスペシャルなお知らせをご用意しているので、ぜひ最後までご覧ください！

◎前回の振り返り
「過去のノウハウがほとんど書類で、電子化されてないんです。」
「結局のところ印刷物が一番使いやすいと思わない？書込みできるし、ページ折れるし、しおり入れられるし。」
◎アクセラテクノロジからのお知らせ

◎前回の振り返り

前回は、「早速ナレッジマネジメントをしていきましょう！」という際に、よくお聞きする「形式知ってそもそも誰が作るの？誰が管理するの？」という疑問についてお答えしました。

すでにあるマニュアル類などの形式知を活用し、またそれにコメントをつけて中身をアップデートしていくことで、現場の社員にメリットを感じてもらいつつ、ナレッジ活用、そして新たな形式知づくりをはじめられるのではないでしょうかというご紹介をしました。

詳しくは前回の記事をご覧ください。

とは言え、マニュアル類も書類もまだ紙運用で、電子化できていないという声も聞こえてきそうです。今日は、そんなお困りごとを抱えていたお客様の事例をご紹介したいと思います。

「過去のノウハウがほとんど書類で、電子化されてないんです。」

まず、こちらは、商船三井テクノトレード株式会社様でのお困りごとです。

船の通信機器のメンテナンスをされている部門で、これまでの紙による資料を全て電子化し、ナレッジとして活用された事例です。

書類の電子化作業にあたり、保管されている書類には、重複しているものやEメールのコピー、手書きのメモなども大量に出てきましたが、とにかく電子化作業を開始し、電子化後の書類をどうするかは並行して検討されました。

公式書類は約18万枚、担当者の業務メモは12万枚にものぼり、複合コピー機やスキャナーなど使ったり、外部委託にも頼りながら電子化を進められました。

ここで大事なことは、電子化の際に、今後の検索や活用を容易にするために指定したルールに基づくファイル名の設定を適切に行っておくことでした。

「結局のところ印刷物が一番使いやすいと思わない？書込みできるし、ページ折れるし、しおり入れられるし。」

続いて、こちらは、ニチバン株式会社様でのお困りごとです。

お客様相談室で、これまで活躍していた製本された分厚い製品カタログを電子化し、在宅勤務への移行にも成功された事例です。

今まで、会社の棚に入っている何年分かの使い込んだ分厚い製品カタログを参照してお客様対応をされていましたが、そのマニュアルを自宅に持ち帰るのはかなり無理がありました。

そこで、製品カタログを電子化し、自宅からアクセスし、お客様対応をするようになったそうです。
そうしたところ、他の人が入れたしおりを共有できるので、大事なページがわかったり、各ページごとにメモを書き込むことで、後から参照したり、共有もできるようになりました。

何より、キーワードやタグで、何年分ものカタログを一括検索してしまえるという紙ではありえなかった、新しい利点に気づいたそうです。