日々の業務に追われてナレッジマネジメントどころではありません！～形式知ってそもそも誰が作るの？誰が管理するの？～

こんにちは！

ナレッジマネジメント向けITベンダー【アクセラテクノロジ株式会社】の横瀬未典です。

10月下旬になり、秋も深まってきましたね。（むしろ通り過ぎてしまった気さえします、、）
みなさん、食欲の秋楽しんでいますか？🤤🤤　前回のカレーに引き続き、今回も最近食べたおいしいものの紹介です🍴

🎃かぼちゃプリンのチーズケーキ🎃

プリンもチーズケーキももちろん好きですが、とりわけかぼちゃプリンがだいすきなわたしにとって、ハロウィンの季節は毎年わくわくします。

シンプルなかぼちゃの煮つけもおいしいですよね。
かぼちゃには、免疫を高めるビタミン類が豊富に含まれているので、たくさん食べて、寒暖差の激しいこの時期も元気に過ごしていきたいです💪

目次

1. ◎前回の振り返り
2. ◎形式知ってそもそも誰が作るの？誰が管理するの？
3. ◎すでにある形式知を活用しよう
4. ◎既存の形式知をアップデート
5. ◎まとめ
6. ◎アクセラテクノロジからのお知らせ

◎前回の振り返り

さて、前回は、みなさんからよくうかがうお困りごとのひとつ「技術伝承」について、ベテラン社員のもつカン・コツやノウハウと言われる暗黙知を、人に伝承できるような状態である形式知にするための方法をご紹介しました。

ご紹介した方法は2つ。
「動画による継承」と「シャドーイングによる継承」です。

ただ、これは、どちらかと言うと製造業の現場などで技術的、専門的な暗黙知を形式知化するために有効な方法だったかと思います。

◎形式知ってそもそも誰が作るの？誰が管理するの？

それでは、日常的な業務の中での形式知はどうすればいいのでしょうか？誰が作るのでしょうか？これは大事な質問です。

本来的には、業務をやりながら、コツやノウハウ、気づきなどを入れていくのが良いですが、現実には難しいかと思います。

なぜかと言えば、各現場では、販売する事、生産する事、カスタマー対応する事など、日々の業務に追われているからです。

そんな中で、「みなさんのコツやノウハウ、気づきを形式知化してください！」などと言っても「忙しい！それどころではないよ！」と現場の社員からは相手にされないかもしれません。
仮に業務命令でやったとしても、最初は無理やり時間を使って作るかもしれませんが、長くは続かないでしょう。

それは、現場の社員にとって「ナレッジは役に立つ」という実感が持てないからです。
ですから、ナレッジの活用や創出をうまくいかせるには、「ナレッジは役に立つぞ、仕事がはかどるぞ…」と思ってもらえるような進め方をする必要があります。

◎すでにある形式知を活用しよう

そのためには、形式知をつくるところからはじめるのではなく、すでにある形式知を活用するところからはじめましょう。

「えっ！その形式知がないから困っているんです！」という声が聞こえてきそうですが、社内に形式知はいくらでもあります！！

まずは、製品マニュアル、保守マニュアル、作業手順書などのマニュアル類！
たくさんあるかと思います。製品の数だけ、作業の数だけありますよね！

紙マニュアルを手元において、付箋をいっぱいつけて、現場で使っている方もいれば、中には、紙マニュアルは分厚くて、見るのも嫌だという人もいるかもしれません。

その紙マニュアルをITの力で簡単に検索、そして活用できたら良いですよね。現場の社員も、簡単に検索できて、活用できれば、すぐに「便利だな。やはりナレッジは役に立つな。」と思ってもらえます。

こういった考え方を私たちは「超FAQ」と呼んで推奨しています。
「超FAQ」については、たんくろマガジン運営メンバーの稗田が詳しく説明していますので、こちらの記事をご覧ください。

既存の紙マニュアルや手順書を、ITで検索、共有、活用することで、現場の社員に良さを実感してもらえたら、次のフェーズに入ります。

◎既存の形式知をアップデート

既存の紙マニュアルの中でも、分かりにくい部分があったり、ときに間違った内容もあるかもしれません。

そこで、コメントしていくことで、中身をアップデートしていくのです。

一から新たな形式知をつくると考えると身構えてしまうし、なかなか書けないものです。しかし、すでにあるものに、コメントによって気づきを追加していくのは簡単にできるのではないでしょうか。

何より、現場の社員一人一人にとって、自分のメモにもなるので、「役に立つ」実感を持つことができ、書いてもらいやすくなります。

このように、すでにある電子化されたマニュアルや手順書などを、ITでナレッジとして活用し、活用のたびにコメントで気づいたことを入れていくことで、より使い易くまた現場ならではな新たな知見の加わった価値ある財産になっていきます。

◎まとめ

・誰かが形式知を作ることからはじめるのではなく、すでにある形式知を使うことからはじめる。
・誰か一人が管理するというのではなく、皆でコメントをつけて中身をアップデートしていく。

このようなやり方で形式知化していけば、明日からでも、現場の社員にメリットを感じてもらいつつ、ナレッジ活用、そして新たな形式知づくりをはじめられるのではないでしょうか。

◎アクセラテクノロジからのお知らせ

今回ご紹介した方法は、弊社のWebセミナーでもご説明しています。

参加費無料、どなたでも、どこからでもご参加いただけますので、ぜひこちらから詳細をご覧ください！