そのファイルなんで見つからないの?!?!~ ドリルダウン検索とは?タグでフォルダ管理を超える ~

ドリルダウン

ナレッジマネジメント

横瀬 未典(よこせ みのり)

こんにちは!

ナレッジマネジメント向けITベンダー【アクセラテクノロジ株式会社】の横瀬未典です。

みなさん、お盆はしっかりお休みできましたか?

金融機関で働いていたときはお盆休みという概念がなかったので、夏真っ盛りの8月に1週間もお休みできるのはなんだか慣れないです。

こんなご時世でなかなか外出はできませんが、たっぷり休息をとって、リフレッシュできました。

カレンダー通りのお休みではないみなさんも、いつもお疲れ様です!

さて、前回の記事では自己紹介をさせていただきました。
はじめましての方は、まずこちらの自己紹介をご覧ください😘)

自己紹介では、【アクセラテクノロジ】に入社したきっかけとして、電話応対のエピソードを書きました。



ということで、本日は、社会人のみなさんなら働く中で一度は感じたことのある社会人あるあるをテーマに記事を書いてみたいと思います!

その社会人あるあるとは、こちら。

そのファイルなんで見つからないの?!?!


です!!!!!!!!

日々の業務の中で使う申請書や報告書、進捗管理表や目標値リストなど、様々なものが共有ファイルサーバーに格納されているかと思います。

自分の使いたいファイルを探しているとき、そのファイルなんで見つからないの?!?!と心の中で叫ぶことはありませんか?
わたしはよくありました。
その都度「全社→○○部門→○○業務→○○年→○○」とフォルダをたどるように、ファイルのありかを事細かにメモに残したりもしていました。

これは、自分自身に対して思うこともあれば、自分に聞いてくる部下の方や違う部署の方などに対して思うこともありますよね。


きっとみなさん、誰かに聞く前にキーワードで検索したり、かすかな記憶をたどっていろいろなフォルダを見てみたりしていると思います。

ただ、検索しても似たようなキーワードが含まれている他のファイルが大量に出てきたり、似たようなフォルダがたくさんあって挫折する、、、

もしかしたら、それは覚えられない自分が悪いわけでもなく、メモを取っていなかったり、間違えてしまったりしている部下の方が悪いわけでもなく、管理の仕方が悪いだけかもしれません。


その情報、どのように管理されていますか?

社内の共有ファイルサーバーなどは、通常フォルダ階層になっています。

フォルダを管理する側は、ファイルの年代、事象、用途、製品など詳細がわかっているので、それに沿って容易に階層の構図を決めることができます。

調べたいことが「年代」→「事象」→「製品」のように順番が明確であり、類似の情報が必要ない場合は、フォルダ階層型の管理で必要な情報にたどり着くことができます。

しかし、探す側は、その構造に沿って間違えずに(決めた順に)探さなければなりません。

また、実際の業務では年代は同じでも、別製品について類似の情報を調べたいこともあるかと思います。

なんで見つからないの?!?!となる理由はここにあります。

フォルダ階層型の管理では、ひとつひとつのフォルダに情報を振り分けていきますが、そもそも階層に分けずに、ひとつの箱から必要な情報がすぐ見つかることが理想ですよね。

それを実現できるのが、ドリルダウンという方法です。

これはショッピングサイトの運用をイメージしていただくのが、一番わかりやすいかと思います。

例えば、ワインを例にして考えてみます。


・3000円代、5000円代、10000円代(価格)
・赤、白(色)
・イタリア産、フランス産、スペイン産(産地)

など、様々な観点でキーワードを入れて絞り込むかと思います。

構図を気にしなくても、タグによる分類を使って、直感的に自由な観点で探し出せるのが、ドリルダウン検索の特徴です。

図にすると、このような違いがあります。


フォルダ階層で情報が見つからないのは、毎回となるとストレスもかかるし、業務効率も悪いですよね。

日常業務の中で、ファイル探しで困っている人が多ければ、一度どのように情報を管理しているか確認してみてもいいかもしれません。


まとめ

本日は、社会人あるあるとして、ファイルが見つからないというお困りごとを取り上げました。

そこでご紹介したのが、通常のフォルダ階層型の分類と、タグによる分類を使ったドリルダウン検索です。

来週もお楽しみに!

横瀬未典(よこせみのり)

ナレッジマネジメント向けITベンダー【アクセラテクノロジ株式会社】の社員です。「お客様満足」「技術伝承」「生産性向上」…働くみなさんのお困りごとを、ナレッジマネジメントでご支援させていただいています。

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