実際システム導入して使ってくれるの?~ナレッジIT導入の際の3つのポイント~【後編】

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働き方改革

ナレッジマネジメント

横瀬 未典(よこせ みのり)


こんにちは!

ナレッジマネジメント向けITベンダー【アクセラテクノロジ株式会社】の横瀬未典です。

2022年はじまりましたね!🐯。今年もどうぞよろしくお願いいたします。


みなさんは、一年の目標は立てる派ですか?立てない派ですか?

わたしは、私生活ではあまり目標を立てない派だったのですが、お正月休みに、興味深い現象を知りました。

【カラーバス効果】というものです。🔴🟠🟡🟢🔵


ご存知の方もいらっしゃるかもしれませんが、ある特定のもの、ことを意識し始めると、その特定のもの、ことに関連する情報が自然と目に留まりやすくなる現象のことです。

おもしろい!と思って、先日試しに「赤色」を意識して生活してみたら、在宅勤務にもかかわらずこんなにもたくさんの「赤色」に出会えました。

🔴コンタクト洗浄液のフタ
🔴ファンデーションのパッケージ
🔴マグカップ
🔴チェックのマフラー
🔴冷凍ガパオライスの赤パプリカ
🔴木のスプーン
🔴アプリの右上にでる通知
🔴YouTubeのアイコン
🔴Googleのロゴの「o」と「e」
🔴チラシの値段の文字、、、


もともとは、アイディア出しなどに活かされている考え方のようですが、意識する対象を課題や目標とすると、その課題や目標に関する情報が目に留まりやすくなり、解決方法ややるべきことの発見につながりやすくなるそうです。

単純思考のわたしは、すごい!と感化されて、今年はいくつか目標を立ててみました。


仕事や人生に活かさなくても、今日は○○に注目してみる!というだけでもゲーム感覚でおもしろかったので、ぜひ試してみてください。

目次

  1. ◎前回までの振り返り
  2. ポイント3 ナレッジ活動の業務への組込み
  3. ◎まとめ
  4. ◎アクセラテクノロジからのお知らせ


◎前回までの振り返り


前置きが長くなってしまいましたが、前回、前々回までは、実際にシステム導入を検討される際に、よくうかがう「実際システム導入して使ってくれるの?」というお困りごとについてご説明してきました。


実際システム導入して使ってくれるの?~ナレッジIT導入の際の3つのポイント~【中編】


実際システム導入して使ってくれるの?~ナレッジIT導入の際の3つのポイント~【前編】


もう一度、上記のリンクから振り返りをどうぞ📚

現場で使われ続けるシステムにするために、ナレッジIT導入の際に「3つのポイント」を押さえておく必要があります。

ポイント1 ナレッジがちゃんと「見つかる」
ポイント2 ナレッジの動脈と静脈
ポイント3 ナレッジ活動の業務への組込み


今日はいよいよ最後のポイントです!

ポイント3 ナレッジ活動の業務への組込み

前回は、業務に関わるナレッジが、現場の隅々まで循環していく仕掛けが必要とご説明しましたが、そのためには既存の業務フローを変更しなければならないこともあるかもしれません。

でも、システム導入する際に、無理に既存の業務フローを変更してはいけません。

実際の業務に沿って、業務フローへ組み込むことが大切です。

カスタマーサポートの部署を例に、具体的に考えてみましょう。

現在の業務フローでは、担当者がお客様の質問に答えられないとき、上長や製品に詳しい部署に質問をエスカレーションしていたとします。

ここに1ステップ、エスカレーションの前に「ナレッジベースを検索する」を組込むのです。
適切な回答が見つかれば、エスカレーションする必要もなく、そのままお客様にお知らせできます。

また、ナレッジベースで情報が見つからず、エスカレーションしたとしても、

そこに1ステップ、その回答を「ナレッジベースにQ&A形式で登録」してもらい、登録した旨を知らせてもらうのです。
こうすれば、ナレッジベースにない問題が発生した際に、その度ごとに、新たなナレッジが追加され、蓄積されていきます。

このように、導入したシステムを必ず経由するステップを、業務フローで徹底させれば、担当者は迷うことなくナレッジ活動に参加できます。

さらに日々の業務を行う中で、ナレッジが活用され、またナレッジが蓄積され、業務の生産性そのものの向上が実感されるようになるものです。


最初に述べた「カラーバス効果」の理論でいくと、それぞれが「ナレッジベース」を意識して業務をすれば、自然と「あ、ナレッジベース見てみようかな」とか「これ登録してみようかな」「こうすれば使いやすそう」という新たな発見や取り組みにもつながるかもしれませんね!


◎まとめ

現場で使われ続けるシステムにするために、ナレッジIT導入の際に「3つのポイント」を押さえておく必要があります。

ポイント1 ナレッジがちゃんと「見つかる」
ポイント2 ナレッジの動脈と静脈
ポイント3 ナレッジ活動の業務への組込み

ポイント3については、
導入したシステムを必ず経由するステップを、実際の業務に沿って、業務フローへ組み込む

ことが重要でした!


◎アクセラテクノロジからのお知らせ

三週に渡り、ナレッジIT導入の際の3つのポイントについてご紹介しました。

「もう一度、内容を振り返りたい!」
「実際のデモンストレーションを見たい!」

という方には、参加無料のWebセミナーがおすすめです!


【ナレッジマネジメントで成果を出すIT導入3つのポイント】
■開催日:2022年3月10日(木)    
■時間:15:00~16:00
■参加費:無料
■開催形式:Web開催


お申込み、詳細はこちらのページからどうぞ


横瀬未典(よこせみのり)

ナレッジマネジメント向けITベンダー【アクセラテクノロジ株式会社】の社員です。「お客様満足」「技術伝承」「生産性向上」…働くみなさんのお困りごとを、ナレッジマネジメントでご支援させていただいています。

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