実際システム導入して使ってくれるの？～ナレッジIT導入の際の3つのポイント～【前編】

こんにちは！

ナレッジマネジメント向けITベンダー【アクセラテクノロジ株式会社】の横瀬未典です。

先日、池袋で開催された「コールセンター/CRM デモ＆コンファレンス 2021 in 東京（第22回）」に出展しました。

昨今の感染者数も比較的落ち着いている中での開催だったため、たんくろマガジン運営メンバーの稗田とともに、現地へ出向き、お客様へ直接ご説明もさせていただきました。

いつか、こういうイベントで、記事を読んでくださった皆様ともお会いできたらいいなあという新たな夢ができました！

そのためにも、引き続き、お役立ていただけるような情報を発信していきます！

目次

1. ◎前回までの振り返り
2. 「実際システム導入して使ってくれるの？」
3. ポイント1　ナレッジがちゃんと「見つかる」
4. ◎まとめ
5. ◎アクセラテクノロジからのお知らせ

◎前回までの振り返り

前回は、商船三井テクノトレード株式会社様とニチバン株式会社様の事例をご紹介しました。

どちらも、紙運用が主流の業務のなかで、まず電子化の取り組みを進められたお客様になります。

これまでも、まずシステムを導入しましょうという話よりは、業務改善という目的に向かって、ナレッジマネジメントに取り組むにあたっての考え方や、始めるに際にすべきことなどを、順を追って説明してきました。

では実際に、「システム導入を検討します」となったときに、まず立ちはだかる壁は何でしょうか。

それは、こちらです。

「実際システム導入して使ってくれるの？」

よく相談される心配ごとです。

業務の現場の性格や構成メンバーの年齢層にもよると思いますが、
そもそも新しいITシステムを導入する…というだけでアレルギー反応を起こす職場も多いかと思います。

せっかく経営層や推進部門、管理職の皆さんが良かれと思って導入しても、
業務の現場で使ってもらえなければ何にもなりませんよね。

では、どうしたら良いのでしょうか？
導入する際に、何に着目すべきでしょうか？

現場で使われ続けるシステムにするために、ナレッジIT導入の際に「3つのポイント」を押さえておく必要があります。

ポイント1　ナレッジがちゃんと「見つかる」
ポイント2　ナレッジの動脈と静脈
ポイント3　ナレッジ活動の業務への組込み

ポイント1　ナレッジがちゃんと「見つかる」

業務の現場で継続的に使ってもらうためには、社員が「これは助かる」「役に立つ」と実感できることが重要です。

そして、そのように感じてもらうには、ナレッジがちゃんと「見つかる」ことがポイントです。

ナレッジがちゃんと「見つかる」ためには、

①そもそもナレッジとして適切なコンテンツが用意されていること、そして

②適切に分類され整理されていて利用者視点で簡単に検索できること、が必要です。

①どのようにして最初のコンテンツを用意するかという点に関しては、こちらでご紹介しています。

②集めた既存の形式知を業務の現場で使いやすいように、分類し、整理する方法については、こちらでご紹介しています。

・・・

このまま、ポイント2、ポイント3の詳細をご説明していきたいのですが、どのポイントも大事でしっかりご説明したいので、また次回以降の投稿でひとつずつ取り上げていこうと思います。

◎まとめ

現場で使われ続けるシステムにするために、ナレッジIT導入の際に「3つのポイント」を押さえておく必要があります。

ポイント1　ナレッジがちゃんと「見つかる」
ポイント2　ナレッジの動脈と静脈
ポイント3　ナレッジ活動の業務への組込み

ポイント1については、
①社内にすでにある、業務マニュアル、サービスマニュアル、チェックシートなど、公式な形式知を活用し、適切なコンテンツを用意すること。

②フォルダごとに名前をつけて、ある特定のフォルダに格納するのではなく、タグによって、様々な観点から分類し、簡単に検索できるようにすること。

この2点が重要でした。

◎アクセラテクノロジからのお知らせ

さて、今回のシリーズは、中編、後編と続いていくわけですが、

「そんなに待てないよ！」
「一気に全部知りたいよ！」

という方に、朗報です。

こちらの内容について、たんくろマガジン運営メンバーの村上が講師を務めるセミナーが開催されます。

【ナレッジマネジメントで成果を出すIT導入３つのポイント】
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