ナレッジの追加や更新がされずに陳腐化してしまう…どうすればいい?

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稗田 朱花(ひえちゃん)

みなさん、こんにちは!😊
ひえちゃん」こと、稗田 朱花(ひえだ あやか)です。

最近、私にはひそかな楽しみがあります。
弊社ではテレワークが多いのですが、ふと自宅のデスク周りを見て「…緑がほしいなぁ」と、思った私。

かと言って、ズボラが服を着て歩いているような性格の人間なので、植物にこまめに水や栄養をあげて育てられる自信もなく…どうしようかなと思っていたところ、昨年の10月頃に見つけました!✨

か、かわいい!


お花屋さんの棚の上で、「週に3日程度お水を与えるだけで育ってくれる」という多肉植物が「おうちに連れて行って~」というような顔で私を見ていたのです。
早速連れて帰り、週に3日の水やりを続けていた結果…ご覧ください。

こんなに大きくなりました!(というか、広がった…?)

皆さんにこの結果をお見せしたくて、10月からこのネタをずっとあたためておりました😊💦
やはり、最初は小さかったものがどんどん大きくなっていく過程を見ると感動しますね👏

これからも程よい頻度で水やりをして、この子の成長を促していこうと思います!また大きな変化があったら、ご報告させてください🤭

さて、今回は表題のとおり「ナレッジの追加や更新がされずに陳腐化してしまう…どうすればいい?」という、お客様からよくいただくお困りごとについて、解決策をご紹介します!

目次

  1. はじめに
  2. ①ナレッジの「創出」と「活用」を業務フローの中に埋め込む!
  3. ②ナレッジの「動脈」と「静脈」を作る!
  4. まとめ

はじめに

こちらのお困りごとをお抱えの皆さまは、きっとナレッジ活動に一生懸命取り組まれているのだと思います。「ナレッジの陳腐化」は、ナレッジ活動をする上で、きっと誰もがぶつかってしまう壁だからです!

最初に号令をかけて、順調にナレッジが集まっても…追加や更新がなかなかされずにうまくいかなくて活動が終わってしまうのが、ナレッジマネジメントのよくある失敗パターンです。

お客様のニーズも、テクノロジーも、社会環境も日々どんどん変化し、その時に必要とするナレッジも当然変わっていきます。
そのため、ナレッジは定期的な追加や更新をしないと陳腐化してしまうのです。(植物がこまめに水やりをしないと枯れてしまうように…)

…そうはいっても、効果的な解決法を考えるのはなかなか難しいですよね!

このような変化に継続的に対応するには、2つのアプローチが重要となります。それは、

①ナレッジの「創出」と「活用」を業務フローの中に組み込む
②ナレッジの「動脈」と「静脈」を作る

というものです。それでは、順番にご紹介いたします!

①ナレッジの「創出」と「活用」を業務フローの中に埋め込む!

「ナレッジの『創出』と『活用』」は、「ナレッジマネジメントをやりたい!」というお客様に、私たちが第一にご提案する内容です。



お客様からは、よくこんなお声をいただきます。

「現場メンバーはただでさえ日々の業務で忙しいのに、ましてや『ナレッジの更新』なんて、積極的に行うのは難しいと思うんです…」

「ナレッジマネジメントの推進者が異動になってしまって、活動が続かなくなってしまいました…」

「最初は良くても、みんな忙しくてだんだんとナレッジの更新が行われなくなってしまって…」


そうですよね…忙しい日々の業務に加えて「ナレッジ活動を行う」というのは、いささかハードルが高いことだと感じられると思います。 

「ナレッジ活動の推進者(キュレーター)がいなくなってしまってから、活動が止まってしまった」というのもよく伺うお話です。

それならば!

日々の業務フローの中に、ナレッジの活用を埋め込んでしまいましょう!

というのが、弊社からのご提案です!

日々の業務に加えてナレッジ活動をはじめよう!と思うと、最初は良くてものちのち他業務との優先順位の兼ね合いで、工数的にも、精神的にも負担が大きくなってしまうと思います。

なので、普段の業務フローの中に「ナレッジを活用せざるを得ない」状況を埋め込んでしまえばよいのです。


例として、アクセラテクノロジでは

「部門をまたぐ社内問合せはメールやチャットで行うのではなく、
 必ずナレッジベースを通して行い、内容を蓄積する」

というフローを設けています。

そうすることで、今後同じ問合せが発生したときにはまず「ナレッジベースに過去同様の問合せがなかっただろうか?」と確認するようになりますし、それで答えが見つかったときには「このナレッジベースは役に立つ!」という実感がひとつ生まれます。

それを繰り返すことで、ナレッジの創出⇒活用のサイクルがうまく回るようになり、ナレッジを「活用せざるを得ない」がだんだんと「ナレッジを活用したい」に変わっていくのです。

他にもこんな方法があります!詳しくはこちらの記事をチェック!

②ナレッジの「動脈」と「静脈」を作る!


もうひとつのご提案は、以前からも『たんくろマガジン』で度々ご紹介させていただいている「ナレッジの『動脈』『静脈』」の作成です。



こちらは、たとえばものづくりの企業で、製品の企画部門とサポートの現場が分かれているときにとても重要な考え方です。

新しい製品が発売されたとき、製品の企画部門からは、各種製品のサポートに関わる情報が現場に伝えられるでしょう。そのような流れを「ナレッジの動脈」といいます。


一方、現場では、製品企画時には気づかなかった様々な事象が発生し得るでしょう。予期せぬトラブルが起こったり、お客様からフィードバックをいただいたりする中で、製品の新たな可能性が生まれることもあるかもしれません。

また、製品の企画部門から用意された情報が本当に現場で役立つのかどうかも、実際に運用してみないと分かりませんよね。



このような現場のニーズ新たな気づきを、現場から製品の企画部門に戻し、ナレッジを改善、あるいは強化する流れを作っておくのです。
アクセラテクノロジでは、この流れを「ナレッジの静脈」と呼んでいます。


このナレッジの動脈と静脈の流れをしっかりと作り、どんどんサイクルを回すことで、情報は最新の状態に更新され、ナレッジの陳腐化を防ぐことができます!

「ナレッジの動脈と静脈」について、詳しくはこちらの記事で解説しています!

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回の記事では「ナレッジの陳腐化」を解決する方法をご提案させていただきました。

もし、今回の記事をご覧いただき

「うちの現場でも、同じような悩みがあるな…」
「この記事で書いてある方法以外にも、何か解決策ってないの?」
「ナレッジの陳腐化を回避した事例が知りたい!」

などなど、ご興味やギモンをお持ちいただけましたら、是非一度、アクセラテクノロジまでお問い合わせください!(お問い合わせはこちらから!)

ここまでご覧いただき、ありがとうございました😊

次回の記事も、どうぞお楽しみに!



稗田 朱花(ひえちゃん)

IT知識ゼロから、ナレッジマネジメント向けITベンダー『アクセラテクノロジ株式会社』に営業として入社。 ゼロから学んだ経験を生かし、ナレッジマネジメントにまつわるノウハウをわかりやすくご紹介します。 好きなお酒はサッポロの赤星です🍺

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