ナレッジマネジメント用のITツールには、どんなものがある？

こんにちは。「てけ王」こと村上修司です🐔🍗

さて今回は、ナレッジマネジメント用のITツールについてお話しします。

具体的な製品名などは「ナレッジマネジメント　システム」でググればたくさん出てきます。

今回は、それらシステムがどのように分類されるのか、をご案内しますね。

１．エンタープライズサーチ
その名の通り、企業内検索です。
Googleが世界中のWebサイトを一発検索するのと同じように、企業の中にある各種情報を検索し、ナレッジとして活用しようとする検索エンジンです。

２．ナレッジベース
データベースにデータを格納するように、各種ナレッジを格納し活用するのがナレッジベースです。
部門で導入することも、全社でナレッジを共有するためにも使われます。
構造としては、ナレッジを格納するストレージ、どの範囲に共有するかのアクセス管理、簡単にナレッジを取り出すための検索機能を持ちます。

３．FAQシステム
ネットで「ナレッジ」と調べると一番多いタイプのツールかと思います。
FAQとはFrequently Asked Question、すなわち「良く聞かれる質問」の意味で、質問に対する回答集を本システムで共有したり社外に公開します。
ホームページでお客様向けにFAQを公開したり、コールセンターでお客様対応する担当者がFAQを参照するために使われたりします。

４．ナレッジ創出ツール
新たなアイデアを生み出しナレッジ化するツールです。
ブレーンストーミングのための各種手法・流派に合わせてツールも色々と開発されていますね。マインドマップなども人気のある手法で、それを簡単に作ることができるITツールが色々と提供されていますね。

５．グループウェア発展型
業務に合わせて各種機能を組み合わせ、現場の業務に合わせたシステムを構築することができる、「なんでもツール」です。
かつては「Notes/Domino」が人気あり、ナレッジマネジメントシステムとしても良く使われました。アクセラテクノロジのお客様でも、今でも「Notes/Domino」を活用されている現場があります。
この分野で、現在一番シェアが大きいのはマイクロソフトのSharePointでしょうね。
ナレッジマネジメントに必要な各種コンポーネントが用意されていて、色々と組み合わせることであらゆる用途に活用にできそうです。

※「FAQ」に関しては、弊社のコンサルタント稗田のブログで、わかりやすくまとめていますので、ぜひご覧ください！

アクセラテクノロジがご提案するITツールは？

「アクセラテクノロジが提案しているITツールはどこに分類されるのか？」と尋ねられましたら、上記のいくつかにまたがって製品を提供している、が答えです。

「ナレッジベース」「FAQシステム」としてはBizAntennaです。超FAQのコンセプトでナレッジを活用します。

「ナレッジ創出ツール」はK-Boardです。「距離と時間を超えたナレッジ創出」がポイント。テレワーク時代のアイデア創出に活用いただけます。

「エンタープライズサーチ」のカテゴリーでは、BizSearchです。ドリルダウン検索が特徴です。

ナレッジマネジメントと一口に言っても、取り組みは様々です。まずは課題を洗い出し、適切なツールを使いましょう。

便利なツールがあれば、ナレッジマネジメントはすぐにできる！？

残念ながら、そんなに簡単なものではありません。

ナレッジマネジメントの最も良くある失敗事例は、 ナレッジマネジメントに便利そうなシステムを導入して後は現場任せにすること、と言われています。

しっかりと業務設計をせずにトップダウン的にシステムを導入すると、そこに「やらされ感」が生まれたり、反対勢力が生まれたりします。結果、持続性が無くなり、使われなくなってしまう、という状況になってしまいます。

アクセラテクノロジでは、仕組みをしっかりとご活用いただき、成果を出していただくために、SECIモデルのスパイラルを意識しながら、ナレッジ共有をしっかりと業務に組み込むご提案をし、持続的にナレッジが蓄積・共有・活用される仕組みづくりをご支援しています。

いつでもご相談ください！